5 biežākās kļūdas algu aprēķinā un kā no tām izvairīties

Precīzs algu aprēķins ir uzņēmuma higiēnas faktors. Ja alga tiek izmaksāta laikā un pareizi, darbinieki to uztver kā pašsaprotamu lietu. Taču, tiklīdz parādās kļūda – vai tā būtu nepareizi aprēķināta atvaļinājuma nauda, vai "pazudis" nodokļu atvieglojums –, tas uzreiz grauj uzticību darba devējam. Turklāt Valsts ieņēmumu dienestam (VID) un Valsts darba inspekcijai (VDI) kļūdas aprēķinos ir pamats soda sankcijām.

Grāmatvedības programmās bieži vien ir "jāieklikšķina" pareizie iestatījumi, un cilvēciskais faktors šeit spēlē lielu lomu. Apskatīsim 5 tipiskākās kļūdas, ar kurām saskaras uzņēmumi Latvijā.

1. Nepareizs vidējās izpeļņas aprēķins

Šī ir "klasika". Vidējo izpeļņu izmanto, lai aprēķinātu atvaļinājuma naudu, slimības naudu (A lapu) un kompensāciju par neizmantoto atvaļinājumu pie atbrīvošanas.

Kļūda: Aprēķinā tiek izmantota vienkārši tekošā mēneša alga vai nepareizs perioda dienu skaits.

Pareizi: Vidējā izpeļņa jāaprēķina par pēdējiem 6 kalendārajiem mēnešiem. Aprēķinā ir nianses – ja darbinieks šajā laikā ir slimojis vai bijis atvaļinājumā, šīs dienas un summas no aprēķina ir jāizslēdz. Ja aprēķins ir nepareizs, darbinieks saņem mazāk (risks sūdzībai) vai vairāk (uzņēmuma zaudējumi) nekā pienākas.

2. Diferencētā neapliekamā minimuma piemērošana

Kopš ieviests diferencētais neapliekamais minimums, "cietā" summa vairs nepastāv. VID prognozēto minimumu paziņo divreiz gadā, taču tas var mainīties atkarībā no darbinieka ienākumiem.

Kļūda: Tiek piemērots nepareizs vai novecojis neapliekamais minimums, vai arī tas netiek pārrēķināts, ja ienākumi strauji auguši.

Pareizi: Grāmatvedim regulāri jāseko līdzi datiem VID EDS sistēmā. Ja darbinieka ienākumi ir svārstīgi, drošāk ir nepiemērot minimumu vispār, lai gada beigās darbiniekam neveidotos nodokļu parāds valstij.

3. Kļūdas virsstundu un svētku dienu apmaksā

Darba likums nosaka, ka par virsstundām un darbu svētku dienās jāmaksā piemaksa ne mazāk kā 100% apmērā.

Kļūda: Uzņēmumi bieži jauc "brīvdienas" (sestdienas, svētdienas) ar "svētku dienām" (piemēram, 18. novembris). Ja darbiniekam pēc grafika jāstrādā svētdienā, tā ir parasta darba diena. Bet, ja tā iekrīt svētku dienā – jāmaksā dubultā.

Pareizi: Precīzi jānošķir darba laika veids. Summētā darba laika gadījumā virsstundas tiek rēķinātas pārskata perioda beigās (piemēram, reizi 3 mēnešos), nevis katru mēnesi, kas bieži rada sajukumu.

4. Novēlota darbinieka reģistrācija VID

Šī ir administratīva, bet dārga kļūda.

Kļūda: Darbinieks sāk strādāt no rīta, bet grāmatvedis viņu reģistrē VID EDS pēcpusdienā vai nākamajā dienā.

Pareizi: Ziņas par darba ņēmēju jāiesniedz VID ne vēlāk kā vienu stundu pirms darbinieks uzsāk darbu. Ja notiek pārbaude un darbinieks strādā, bet sistēmā nav reģistrēts, tas tiek uzskatīts par nereģistrēto nodarbinātību ar bargiem sodiem.

5. "Algas nodokļu grāmatiņas" neievērošana

Nodokļu likmes un atvieglojumi ir tieši atkarīgi no tā, vai darbinieks ir iesniedzis algas nodokļu grāmatiņu konkrētajā darbavietā (atzīmējis to VID EDS).

Kļūda: Tiek piemēroti atvieglojumi (par apgādājamajiem, neapliekamo minimumu) darbiniekam, kurš grāmatiņu nav iesniedzis.

Pareizi: Ja grāmatiņa nav iesniegta, ienākumiem tiek piemērots IIN no pirmā eiro, un neapliekamais minimums netiek piemērots. Mums vienmēr jāpārliecinās par aktuālo statusu pirms algas aprēķina veikšanas.

Secinājums

Algu grāmatvedība nav tikai matemātika – tā ir nepārtraukta likumdošanas uzraudzība. Viena neuzmanīga kļūda var radīt ķēdes reakciju, kas prasa labojumus atskaitēs, skaidrošanos ar VID un pārrēķinus darbiniekiem.

Amberfy speciālisti ikdienā strādā ar simtiem algu aprēķinu, tāpēc mēs pārzinām visas šīs nianses. Uzticot algu aprēķinu mums, Jūs garantējat savam uzņēmumam precizitāti un mieru.