Darbinieku pieņemšana Latvijā: Galvenie soļi un dokumenti

Jauna darbinieka pieņemšana ir priecīgs notikums – tas liecina, ka uzņēmums aug un attīstās. Taču līdz brīdim, kad jaunais kolēģis var sēsties pie galda un sākt darbu, darba devējam ir jāizpilda virkne birokrātisku prasību. Kļūda šajā posmā var maksāt dārgi – sākot no sodiem par nereģistrētu nodarbinātību līdz problēmām darba strīdu gadījumā vēlāk.

Lai process noritētu gludi un atbilstoši Latvijas likumdošanai, esam sagatavojuši soli pa solim ceļvedi darbinieka noformēšanai.

1. Darba līgums: Sadarbības pamats

Pirmais un svarīgākais solis ir rakstveida darba līguma noslēgšana. To vēlams parakstīt pirms darbinieks uzsāk faktisko darbu.

Kam obligāti jābūt līgumā?

• Darbinieka un darba devēja rekvizītiem.

• Darba tiesisko attiecību sākuma datumam.

• Darba vietai (vai tas ir konkrēts birojs, vai darbs ir attālināts).

• Amata nosaukumam (atbilstoši Profesiju klasifikatoram) un galvenajiem pienākumiem.

• Darba samaksai un izmaksas laikam.

• Darba laikam (normālais, nepilnais vai summētais darba laiks).

• Pārbaudes laikam (maksimums 3 mēneši, atsevišķos gadījumos – līdz 6).

2. Amata apraksts: Skaidrība abām pusēm

Lai gan pienākumus var īsi minēt līgumā, labā prakse ir sagatavot atsevišķu amata aprakstu.

Kāpēc tas ir svarīgi?

Ja darbinieks nepildīs savus pienākumus kvalitatīvi, Jūs nevarēsiet viņam neko pārmest, ja nebūs dokumenta, kurā viņš ar parakstu apliecinājis, ka zina, kas tieši viņam ir jādara. Amata apraksts precizē atbildības robežas un prasības.

3. Reģistrācija VID (Kritiskais termiņš!)

Šis ir posms, kurā visbiežāk tiek pieļautas kļūdas. Saskaņā ar likumu, ziņas par darba ņēmēju Valsts ieņēmumu dienesta (VID) EDS sistēmā ir jāiesniedz ne vēlāk kā vienu stundu pirms darbinieks uzsāk darbu.

• Ja VID inspektori ierodas pārbaudē un atrod darbinieku strādājam, bet ziņas EDS vēl nav ievadītas – tas tiek traktēts kā nereģistrētā nodarbinātība.

4. Rīkojums par pieņemšanu darbā

Lai grāmatvedība varētu uzskaitīt darbinieku, piešķirt viņam personāla numuru un sakārtot iekšējo uzskaiti, tiek sagatavots rīkojums par pieņemšanu darbā. Tajā tiek atrunāts datums, amats un atalgojums, pamatojoties uz noslēgto darba līgumu.

5. Obligātā veselības pārbaude (OVP)

Pirms darba uzsākšanas darba devējam ir jāizsniedz OVP karte, un darbiniekam ir jādodas pie arodārsta.

Svarīgi: Darbinieks drīkst uzsākt darbu tikai tad, kad saņemts ārsta slēdziens, ka viņa veselības stāvoklis atbilst veicamajam darbam. Tas ir kritiski svarīgi darba drošības aspektā.

6. Instruktāžas un iekšējā kārtība

Pirms darbinieks ķeras pie instrumentiem vai datora, viņam ir jābūt instruētam:

• Darba aizsardzībā un ugunsdrošībā: Par to jāparakstās attiecīgajos žurnālos.

• Iekšējās kārtības noteikumos: Darbiniekam jāiepazīstas ar uzņēmuma iekšējo kārtību, darba laika organizāciju un citiem noteikumiem.

• Datu aizsardzībā (GDPR): Ja darbinieks strādās ar klientu datiem, nepieciešams parakstīt saistību rakstu par konfidencialitāti.

7. Personas lieta (Personāla kartīte)

Visiem šiem dokumentiem, kā arī darbinieka CV, izglītības dokumentu kopijām un citiem saistītiem papīriem, jābūt apkopotiem vienuviet – darbinieka personas lietā. Tā ir jāglabā drošībā, ievērojot fizisko personu datu aizsardzības prasības.

Secinājums

Kā redzams, viena darbinieka pieņemšana prasa sagatavot vismaz 5–7 dažādus dokumentus un veikt reģistrāciju valsts sistēmās. Mazam uzņēmumam tas var aizņemt vairākas stundas vērtīgā laika.

Amberfy piedāvā pilna servisa personāla lietvedību. Mēs sagatavojam visu nepieciešamo dokumentu paketi, reģistrējam darbiniekus VID un sekojam līdzi termiņiem, lai Jūs varētu vienkārši paspiest roku jaunajam kolēģim un sākt strādāt.